Anleitungen - Software | Office 2007

Office 2007 Umstieg leicht gemacht

Das neue Erscheinungsbild am Beispiel Word 2007

Sobald Sie ein Word, Excel, PowerPoint oder Access 2007 öffnen, fällt Ihnen als erstes das veränderte Erscheinungsbild auf. Erst auf den zweiten Blick bemerkt man, dass die Menüleiste nicht mehr existiert und sich eine überdimensionale Symbolleiste über den oberen Bereich von Word erstreckt.

Anstelle der Menüleiste/Symbolleisten treten:

• die Office-Schaltfläche ,

• die Multifunktionsleiste und

• die Symbolleiste für den Schnellzugriff .

Abb. : Office 2007 - Das neue Erscheinungsbild

Die Office-Schaltfläche

Ich kann nicht drucken! Wie erstelle ich ein neues Dokument? Wo kann ich speichern? Das sind die Fragen, die sich jeder Office 2007 Neuling stellt. Des Rätsels Lösung heißt Office-Schaltfläche.

Die Office-Schaltfläche befindet sich links oben in der Ecke und ersetzt im Wesentlichen das Menü Datei. Sobald Sie auf die Office-Schaltfläche klicken, werden die grundlegenden Befehle zu Öffnen, Speichern und Drucken von Dateien angezeigt. Daneben gibt es eine Reihe weiterer Befehle, die neu hinzugekommen sind, wie z.B. Fertig stellen und Veröffentlichen.

Auf der rechten Seite des Menüs werden nunmehr Ihre zuletzt geöffneten Dokumente aufgelistet. Standardmäßig sind es die letzten 17 Dokumente.

Neben der Möglichkeit das jeweilige Programm zu beenden (z.B. Schaltfläche Word beenden) finden sich hier auch die jeweiligen Optionen, um die Programmfunktionalität den Benutzerwünschen anzupassen (z.B. Schaltfläche WordOptionen); entsprechende Optionen waren in den Vorgängerversionen im Menü Extrasverpackt.

Abb. : Die Office-Schaltfläche und ihre Befehle

Die Multifunktionsleiste

Die Multifunktionsleistestellt je nach Thema die gängigsten Befehle gesammelt in Registerkarten zur Verfügung und ermöglicht damit eine einfache und bequeme Bedienung.

Die auf einer Registerkarteangezeigten Befehle wurden entsprechend den Benutzeraktivitäten ausgewählt. So bietet die Registerkarte Start die am häufigsten verwendeten Befehle, wie beispielsweise Kopieren/Ausschneiden/Einfügen, gängige Schrift- und Absatzformatierungensowie Suchen/Ersetzenan.

Registerkarten on demand

Neben den Standardregisterkarten werden bestimmte, zusätzliche Registerkarten nur angezeigt, wenn sie auch tatsächlich benötigt werden. Beispielsweise wird die Registerkarte Bildtools nur angezeigt, wenn ein Bild ausgewählt ist. Weitere Registerkarte, die jeweils angezeigt werden, sobald ein entsprechendes Objekt in eine Dokument eingefügt wird, sind

• Tabellentools

• SmartArt-Tools

• Zeichentools

• Diagrammtools

• Formeltools

Die Multifunktionsleiste selbst ist dreiteilig aufgebaut - es gibt Registerkarten, Gruppen und Befehle.

• Registerkarten
  Es gibt 7 Registerkarten, die am oberen Rand der Multifunktionsleiste angeordnet sind.

• Gruppen
  Jede Registerkarte ist in mehrere Gruppen unterteilt. Ruft man eine Gruppe auf, werden alle verfügbaren Befehle bis auf wenige Ausnahmen in einem separaten Dialogfeld angezeigt.

• Befehle
  Befehle treten entweder als Schaltfläche, als Auswahlmenü oder als Eingabefeld in Erscheinung.

Abb. : Bestandteile der Multifunktionsleiste

Für Office 2007 Neulinge bringt das neue Konzept anfänglich einen erhöhten Suchaufwand nach altbewährten Befehlen mit sich. Nicht ärgern einige Gruppen verfügen in der rechten unteren Ecke über einen diagonalen kleinen Pfeil , das sogenannte Startprogramm für ein Dialogfeld. Wenn Sie darauf klickenwerden weitere Optionen in einem Dialogfeld oder Aufgabenbereich angezeigt, die Sie von früheren Word-Versionen kennen.

Kann ich das altbekannte Erscheinungsbild meiner Office-Anwendungen wiederherstellen?

Die Antwort lautet schlicht und einfach NEIN. Was anfänglich vielleicht abschreckend wirken mag, bietet auf den zweiten Blick und mit etwas Einarbeitungszeit eine Fülle von Möglichkeiten, um Ihre Arbeiten rascher und optisch ansprechender zu erledigen. Einiges wurde automatisiert und besser strukturiert, was letztendlich mit weniger Klicks zum gleichen Ergebnis führt, wie in Vorgängerversionen.

Meine Multifunktionsleiste ist verschwunden!

Das ist eine gewollte Funktion, passiert aber meist irrtümlich durch einen Doppelklick auf eine Registerkarte, was ein Ausblenden der Multifunktionsleiste zur Folge hat. Erneuter Doppelklick auf eine Registerkarte und alle Elemente sind wieder sichtbar.

Die Minisymbolleiste

Um den häufigen Registerkartenwechsel einzuschränken, wenn es um die Bereitstellung von gängigen Formatierungsbefehlen geht, wurde die Minisymbolleisteeingeführt. Damit können Textabschnitte schnell formatiert werden. Wie das funktioniert?

1. Markieren Sie einen Textbereich und zeigen Sie auf die Markierung.

2. Die Minisymbolleiste wird blass angezeigt.

3. Sobald Sie darauf zeigen, wird sie farbig und Sie können mit einem Mausklick den gewünschten Formatierungsbefehl anklicken.

Die Symbolleiste für den Schnellzugriff

Sollen bestimmte Befehle immerverfügbar sein, so steht hierfür die Symbolleiste für den Schnellzugriff zur Verfügung, die sich links oben von der Multifunktionsleiste aus gesehen befindet.

Standardmäßig enthält sie die Elemente, die Sie tagtäglich verwenden:Speichern, Rückgängigund Wiederholen. Sie wollen einen häufig benötigten Befehl hinzufügen?

1. Wählen Sie die Registerkarte aus, die den gewünschten Befehl enthält.

2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Befehl, worauf sich das Kontextmenü einblendet.

3. Wählen Sie den Eintrag Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen und schon ist die Schaltfläche verfügbar, egal auf welcher Registerkarte Sie sich befinden.

Kann ich auch mit Tastenkombinationen/Shortcuts arbeiten?

Office 2007 stellt für jede einzelne Schaltfläche auf der Multifunktionsleiste eine entsprechende Tastenkombination zur Verfügung allerdings unter einem neuen Namen: Zugriffstasten.

Wie diese funktionieren?

1. Drücken Sie zuerst auf die Taste ALT, woraufhin jedem Register eine Zugriffstaste zugeordnet wird (z.B. (R) für Start oder (I) für Einfügen).

2. Drücken Sie auf die Zugriffstaste für die Registerkarte, die Sie anzeigen möchten.

3. Nun noch die Zugriffstaste drücken, die dem gewünschten Befehl zugeordnet ist (z.B. (3) um zu unterstreichen) und schon wird der Befehl auf den markierten Bereich angewendet.

Tastenkombinationen, die mit der Taste Strgbzw. Altbeginnen, bleiben dieselben wie in den Vorgängerversionen.

Die neuen Speicherformate

Microsoft führt mit Office 2007 in Word, Excel und Powerpoint neue Dateiformate ein, die auf XML basieren, wobei XML für Extensible Markup Language steht. Keine Sorge Sie müssen keine XML-Kenntnisse haben, es spielt sich alles im Hintergrund ab. Was Sie wissen sollten, sind die Vorteile:

• verbesserte Sicherheit und

• verringerte Dateigröße.

Folgende Dateitypen stehen nunmehr am Beispiel Word 2007 zur Verfügung:

Dateierweiterung	Verwendungszweck
DOCX (X steht für XML)	Standard-Word-Dokument ohne Makros oder Code
DOTX (X steht für XML)	Word-Vorlage ohne Makros oder Code
DOCM (M steht für Makro)	Word-Dokument, das Makros oder Code enthalten kann
DOTM (M steht für Makro)	Word-Vorlage, die Makros oder Code enthalten kann

Der Kompatibilitätsmodus für alte Dokumente

Dateien können in allen vorherigen Versionen von 1.0 bis 2003 geöffnet werden, allerdings passiert dies im sog. Kompatibilitätsmodus. Dies wird in der Titelleiste neben dem Dateinamen in Klammer angezeigt. Wichtig zu wissen ist, dass im Kompatibilitätsmodus neue Office 2007 Features, die einer älteren Version nicht bekannt sind, deaktiviert oder geändert werden.

Besteht dieser Bedarf nicht, können Sie ältere Dokumente bedenkenlos in Office 2007 Dokumente umwandeln. Hierfür klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und wählen den Befehl Konvertierenaus.

Abb. : Konvertieren alter Dokumentversionen

Sie sollten im Kompatibilitätsmodusarbeiten, wenn Sie wissen, dass Sie Ihre Dokumente von mehreren Personen bearbeitet/gelesen werden, die ältere Programmversionen verwenden. Auf diese Weise sehen Sie, was diese sehen und sind in der Lage nachzuvollziehen, was diese in ihrer Programmversion ausführen können und was nicht.

Abwärtskompatibilität Neues Dateiformat & alte Programmversionen

Damit Office 2007 Dokumente auch mit älteren Programmversionen geöffnet und bearbeitet werden können, hat Microsoft einen entsprechenden Konverter zum Download bereit gestellt.

Zu finden unter der Bezeichnung Microsoft Office Compatibility Pack unter www.microsoft.com

Als Alternative besteht die Möglichkeit über die Office Schaltfläche und die Option Speichern Unter im Format Word 97-2003-Dokument zu speichern. Damit gehen u. U. bestimmte Features verloren bzw. werden verändert, aber der Empfänger der Datei hat zumindest die Möglichkeit diese zu öffnen, auch wenn Teile eventuell nicht editierbar sind.

Die Registerkarte Start

Sowohl in Word, wie auch in Excel & PowerPoint stellt die Registerkarte Start, die am häufigsten verwendeten Befehle zur Verfügung. Dazu zählen neben den Befehlen Einfügen, Ausschneiden und Kopieren, die Befehle & Befehlsgruppen, die für die Erledigung von Basisformatierungen wie Änderung der Schriftart, -größeund auszeichnung, Absatzausrichtungsowie Formatvorlagenzuständig sind. Neben diesen grundlegenden Befehlen findet man auf der Registerkarte Startje nach Programm weitere wichtige Befehle, wie z.B. in Excelsämtliche Befehle zum Thema Zahlenformatund in PowerPointsämtliche Befehle zum Thema Zeichnen.

Sie suchen nach einem speziellen Befehl?

Denken Sie daran, der kleine diagonale Pfeil in der rechten unteren Ecke der jeweiligen Grupperuft das entsprechende Dialogfeld auf, das die vollständige Sammlung aller Befehle beinhaltet.

Rund ums Drucken

Wie viele andere Basisbefehle ist auch der Befehl Druckenüber die Office-Schaltflächeerreichbar.

Wenn Sie auf den Befehl Druckenklicken, erhalten Sie das Dialogfeld Drucken. Zeigen Sie stattdessen rechts auf den Pfeil, werden drei zusätzliche Befehle angezeigt.

• Mit Drucken wird das Dialogfeld Drucken geöffnet.

• Schnelldruck sendet Ihr Dokument sofort an den Drucker.

• Seitenansicht zeigt Ihnen, wie das gedruckte Dokument aussehen wird.

Seite einrichten

Alle Befehle, die Sie benötigen, um Ihr Dokument entsprechend einzurichten (Seitenränder, Orientierung, etc.) finden sich in Word und Excel auf der Registerkarte Seitenlayout, in PowerPoint auf der Registerkarte Entwurf. Ebenso finden Sie die Befehle, wenn Sie über die Office-Schaltflächeund Druckenden Befehl Seitenansichtaufrufen.

Weitere programmübergreifende Neuerungen

Grenzenloses Zoom

Nach dem Einfügen eines Elements müssen Sie sich möglicherweise die Details genauer ansehen. In der rechten unteren Ecke befindet sich ein Schiebregler, mit dem Sie stufenlos zoomen können. Dazu ziehen Sie den Schieberegler nach rechts, um den Text zu vergrößern und nach links, um ihn zu verkleinern. Verfügt Ihre Maus über ein Rad, können Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten und das Rad vorwärts drehen, um zu vergrößern, oder rückwärts, um zu verkleinern. Neben dieser Möglichkeit finden Sie auch auf der Registerkarte Ansichtden Befehl Zoom.

Designs

Unter Designs sind eine Vielzahl von fertigen Formatierungsvorschlägen zu verstehen, mit denen Sie Ihrem Dokument rasch ein professionelles Aussehen verpassen können. Designs bestehen aus den Elementen Designschriftarten, Designfarben und Designeffekten. Zu finden sind die Designs in Word und Excel auf der Registerkarte Seitenlayout, in PowerPoint auf der Registerkarte Entwurf.

Abb. : Zuordnen von fertigen Designs

Live is Life

Im Zusammenspiel mit Designs kommt auch eine weitere wesentliche Neuerung zum Vorschein die Live-Vorschau. Mit der neuen Live-Vorschau gehört wiederholtes Ausprobieren und wieder Rückgängig machen der Vergangenheit an. Sobald Sie auf ein bestimmtes Design zeigen, zeigt auch das aktuelle Dokument bereits die Änderungen an. Findet die gewählte Änderung Ihre Zustimmung, brauchen Sie nur noch auf das Design klicken, und schon wird die Auswahl für das gesamte Dokument übernommen.

SmartArts

Mit den neuen SmartArts können Sie im Handumdrehen optisch ansprechende Grafiken erstellen. SmartArts lassen sich unkompliziert über die Registerkarte Einfügen und Auswahl des Befehls SmartArt in Ihr Dokument integrieren.

Abb. : Arbeiten mit SmartArts

Überblick über programmspezifische Neuerungen

Word 2007

• Vereinfachte Formatierung

  • Galerie-Konzept

  • Schnellbausteine & Schnellformatvorlagen

• Professionelle Grafiken & Tabellen

  • Verbesserte Grafikeffekte (SmartArts)

  • Vielzahl neuer Tabellen- & Listenvorlagen

• Verbesserter Formel-Editor

  • Rasche und problemlose Abbildung von Formeln

• Arbeiten im Team

  • Alle Überarbeiten-Funktionen auf einen Blick

  • Schneller Vergleich unterschiedlicher Dokumentversionen

  • Dokumentinspektor hilft beim Aufspüren unerwünschter Überbleibsel (Kommentare, ausgeblendeter Text, etc.)

• Ein Tabellen-/Diagrammtool für alle Programme

  • Word & PowerPoint nutzen Excel-Funktionalität bei der Erstellung von Tabellen & Diagrammen (Microsoft Graph wurde abgelöst)

Excel 2007

• Neue Obergrenzen

  • 1 Million Zeilen

  • 16.000 Spalten (Spalten reichen bis XFD)

• Verbesserte Visualisierung von Daten

  • Umfassende bedingte Formatierung (Datenbalken, Farbskalen, Symbolsätze)

• Formeleingabe leicht gemacht

  • Bearbeitungsleiste passt sich der Formellänge an

  • AutoVervollständigen von Formeln

• Ein Tabellen-/Diagrammtool für alle Programme

  • Word & PowerPoint nutzen Excel-Funktionalität bei der Erstellung von Tabellen & Diagrammen (Umfangreiche, einheitliche Diagrammtools)

• Verbesserte Übersicht über umfangreiche Tabellen

  • Umfangreiche Sortier- und Filteroptionen

  • Duplikate entfernen

  • Verbesserte PivotTables

• Neues Seitenlayout

  • Direkte Erfassung von Kopf- und Fußzeileninfos (inkl. integrierbarer Grafiken)

  • Mittelwert, Summe und Anzahl markierter Daten werden in der Statuszeile angezeigt

PowerPoint 2007

• Professionelle Präsentationen

  • Vielzahl an neuen, ansprechenden Designs

  • Schnellformatvorlagen & Formeffekte für grafische Elemente

  • Vereinfachtes Einbinden benutzerdefinierte Layouts

• Fotoalbum

  • Präsentation anhand von Fotodateien erstellen

• Grafik & Text

  • Verbesserte Grafikeffekte (Formeffekte, Verzerrungen)

  • Neue Textoptionen (Spalten, Unterstreichen, etc.)

Hilfreiche Links & Schulungen zum Thema Umstieg auf Office 2007

Hilfestellung für alle Applikationen finden Sie in Form von interaktiven Handbüchern, die sowohl online als auch offline (als Download) zur Verfügung stehen unter: office.microsoft.com

Eine Liste allerMenü- und Symbolleistenbefehlevon Office 2003 und deren Positionen in Office 2007 frei nach dem Motto Wo finde ich was? gibt es - gegliedert nach dem jeweiligen Programm in Form von Excel-Arbeitsmappen (zu finden unter Arbeitsmappen mit den Zuordnungen) ebenfalls unter: office.microsoft.com

Schulungen

Ebenso veranstaltet das Kursreferat gemeinsam mit der Personalentwicklung Umstiegsschulungen unter dem TitelbOffice 2007 Umstieg leicht gemacht. Detailinformationen und Termine finden Sie auf den Seiten der Personalentwicklung unter: personalentwicklung.univie.ac.at

Weiters werden vermehrt Office 2007 Schulungen angefangen von Word 2007 Einführung bis hin zu Excel & PowerPoint 2007 Fortsetzungen nach dem bewährten Kurskonzept angeboten. Detailinformationen und Termine finden Sie auf den Seiten der Personalentwicklung unter: personalentwicklung.univie.ac.at