Bedienungsanleitungen | Sprachbox

Jede digitale Nebenstelle der Telefonanlage ist bereits bei der Systeminstallation mit einer persönlichen Sprachbox im zentralen Sprachspeichersystem "OneBox" ausgestattet worden. Falls dies noch nicht erfolgt ist, bitte mittels Webmaske beantragen. Diese Sprachbox bietet im wesentlichen die Funktionen eines Anrufbeantworters und wird über Tasten und Funktionstasten am Nebenstellenapparat bedient.

Die Sprachbox ist standardmäßig mit Standard-Begrüßungstext ohne Nachrichtenaufzeichnung konfiguriert. Alternative Konfigurationsmöglichkeiten können mittels unserer Webmaske beantragt werden.

Falls das Passwort "auf Standard" zurückgesetzt wird bzw. noch nie verändert wurde, ist dieses: 0000
Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir, das Passwort zu ändern!

Ersteinrichtung

1. wählen Sie
2. Passwort eingeben (Standardinstallationspasswort: 0000)
3. Passwort ändern (zwischen 4 und 15 Ziffern, das Passwort darf nicht 0000 sein) neues Passwort eingeben, drücken
4. Passwort bestätigen und drücken
5. drücken, Name sagen, drücken
6. Abhören des aufgesprochenen Textes, löschen, speichern
7. drücken, Begrüßungstext aufzeichnen, drücken
8. Abhören des aufgesprochenen Textes, löschen, speichern
   

Verwendung

Es gibt zwei Möglichkeiten, die Sprachbox zu nutzen:

• Die Sprachbox wird manuell oder mittels Funktionstaste aktiviert:
  Alle internen und externen Anrufe werden sofort zur Sprachbox weitergeleitet. Der Apparat läutet erst wieder, wenn die Umleitung aufgehoben wird (siehe Aktivierung bzw. Deaktivierung).
• Die Sprachbox wird erst nach 5mal läuten, ca. 30. Sekunden (gilt nur für externe Anrufe) aktiviert:
  Alle externen Anrufe, werden danach, bzw. im Besetztfall, zur Sprachbox weitergeleitet. Dieses Service funktioniert nur, wenn das vordefinierte Rufumleiteziel die Sprachbox (8000) ist. Auch in diesem Fall kann die Sprachbox zusätzlich manuell eingeschaltet werden!

manuelle Aktivierung bzw. Deaktivierung:

1. Funktionstaste drücken (oder )
2. drücken (oder Hörer auflegen)
3. Funktionstaste muss leuchten (Display: umgeleitet 8000)
4. Aufheben: Funktionstaste oder drücken
   

Nachrichten von eigener DW abfragen:

1. wenn Funktionstaste blinkt, selbe drücken oder wählen
2. Passwort eingeben
3. Nachrichten abhören, drücken
   Pause beim Anhören von Nachrichten, drücken
   Mitteilung weiterleiten, drücken
   Mitteilung 5 Sekunden zurück, drücken
   Mitteilung löschen, drücken
   Mitteilung speichern, drücken (kann max. 7 Tage gespeichert werden)
   Mitteilung wiederholen, drücken
   nächste Mitteilung, drücken
   Mitteilung 5 Sekunden vorwärts, drücken
   Uhrzeit und Datum der Aufzeichnung, zweimal drücken
   

Nachrichten von extern abfragen:

1. wählen Sie -
2. drücken Sie
3. geben Sie Ihre Durchwahl ein
4. geben Sie Ihr Passwort ein
5. siehe Nachrichten von eigener DW abfragen
   

Nachrichten vom Diensthandy (A1-Network) abfragen:

1. wählen Sie
2. drücken Sie
3. geben Sie Ihre Durchwahl ein
4. geben Sie Ihr Passwort ein
5. siehe Nachrichten von eigener DW abfragen
   

Änderungen

Passwort:

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr aktuelles Passwort ein
3. , , drücken
4. neues Passwort gefolgt von eingeben
5. neues Passwort gefolgt von bestätigen
   

Namensaufzeichnung:

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr Passwort ein
3. , , drücken
   Aufnahme starten, Aufnahme beenden
   abhören des aufgesprochenen Textes, löschen, speichern

persönlicher Begrüßungstext:

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr Passwort ein
3. , , , drücken
4. , Aufnahme starten, Aufnahme beenden
   abhören des aufgesprochenen Textes, löschen, speichern
   

Abwesenheitsbenachrichtigung ("Urlaubstext")

Neben dem persönlichen Begrüßungstext besteht die Möglichkeit alternativ eine Abwesenheits-Benachrichtigung (z.B. Urlaub, Dienstreise, etc.) zu aktivieren. Diese wird bei Auswahl statt des persönlichen Begrüßungstexts abgespielt. Der bereits vorhandene Begrüßungstext wird nicht gelöscht und kann zu einem späteren Zeitpunkt wieder aktiviert werden.

Achtung: Diese Einstellung steht nur für Sprachboxen mit persönlichem Begrüßungstext zur Verfügung!

Standardmäßig ist die Funktion der Abwesenheitsbenachrichtigung so eingestellt, dass Anrufer Nachrichten hinterlassen können. Sollten hierbei keine Nachrichten hinterlassen werden können, so muss das via Webmaske beantragt werden.

Einrichten

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr Passwort ein
3. , , , drücken
4. , Aufnahme starten, Aufnahme beenden
   abhören des aufgesprochenen Textes, löschen, speichern
   

Aktivieren

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr Passwort ein
3. , , , , drücken

Deaktivieren

1. wählen Sie
2. geben Sie Ihr Passwort ein
3. drücken

Standard-Begrüßungstext und Besetztansage

Es besteht die Möglichkeit bei Nichtabheben (ca. 5x läuten bei externen Anrufern) bzw. im Besetztfall, statt einem persönlichen Begrüßungstext, einen Standard-Begrüßungstext zu setzen (bereits vorgefertigte Texte* in Deutsch und Englisch). Hierbei kann der Standard-Begrüßungstext entweder mit oder ohne Nachrichten hinterlassen gewählt werden.

Damit dieses Service bei externen Anrufen funktioniert, muss für die betroffene Nebenstelle das Rufumleiteziel zur Sprachbox umprogrammiert werden.

Auch bei Aktivierung der individuelle Anrufumleitung zur Sprachbox (), hören alle internen Anrufer den Standard-Begrüßungstext.

Diese Einstellungen können nicht selbst vorgenommen werden, sondern müssen via Webmaske beantragt werden.

Standard-Texte

* Aus folgenden Standardtexten kann gewählt werden ( Abwesenheitstexte können mit Besetztansagetexten kombiniert werden):

Standard-Begrüßungstext mit Nachrichtenaufzeichnung
Universität Wien guten Tag. Die durchgewählte Nebenstelle hat Ihren Anruf nicht entgegengenommen. Bitte hinterlassen Sie Ihre Nachricht nach dem Signalton.
University of Vienna, hello. The extension you have dialed didn’t answer your call. Please leave a message after the tone.

Standard-Begrüßungstext ohne Nachrichtenaufzeichnung
Universität Wien guten Tag. Die durchgewählte Nebenstelle hat Ihren Anruf nicht entgegengenommen. Bitte versuchen Sie es etwas später noch einmal. ¿University of Vienna, hello. The extension you have dialed didn¿t answer your call. Please try again later.

Standard-Besetztansagetext ohne Nachrichtenaufzeichnung
Universität Wien, guten Tag. Die durchgewählte Nebenstelle ist im Augenblick besetzt. Bitte versuchen Sie es etwas später noch einmal. –University of Vienna, hello. The extension you have dialed is busy at the moment. Please try again later.