E-Mail | Massenmail

Massenmails
Kategorien und Arten von Listen
Anmeldung und Bedingungen
Alternativen

Massenmailsendungen an der Uni Wien

Dieses Service bietet Universitätseinrichtungen und deren VertreterInnen unter bestimmten Voraussetzungen die Möglichkeit, E-Mail-Nachrichten an definierte Empfängerkreise innerhalb der Uni Wien zu verschicken. Informationen dazu finden Sie im Comment 02/1 und im Comment 03/1. Für Hilfe wenden Sie sich bitte an den Helpdesk des ZID.

• Login für EmpfängerInnen
  Als EmpfängerIn haben Sie die Möglichkeit, sich mit Ihrer u:net- oder Mailbox-UserID und dem dazugehörigen Passwort einzuloggen und die Kategorien von Listen auszuwählen, die Sie empfangen möchten.
  
  
• Login für AbsenderInnen
  Sobald Ihre Liste eingerichtet wurde, können Sie sich hier mit Ihrer Mailbox-UserID und dem dazugehörigen Passwort einloggen und die Liste auswählen, an die Sie schreiben wollen.

Kategorien und Arten von Massenmail-Listen

Es gibt technisch zwei Arten (Opt-In und Opt-Out) und inhaltlich mehrere Kategorien, in denen alle Listen hierarchisch und nach Dringlichkeit geordnet sind. Der Empfänger wählt ganze Kategorien statt einzelner Listen.
In Opt-In-Listen muss sich der Empfänger für den Empfang vorher aktiv eintragen. In Opt-Out-Listen dagegen ist der Empfänger automatisch eingetragen. Diese unterliegen daher gewissen Bedingungen.

Anmeldung und Bedingungen

Bedingungen zur Anmeldung aller Listen:

• Ihre Anmeldung senden Sie bitte per E-Mail an helpdesk.zid@univie.ac.at.
• Geben Sie eine From: und eine Reply-To: Adresse an.
• Soll es sich um eine Opt-Out (Standard) oder eine Opt-In Liste handeln?
• Der Empfängerkreis muss genau definiert werden.
• Der Versand von Attachments ist generell nicht möglich.
• Über die erfolgreiche Einrichtung (oder fehlende Daten) benachrichtigen wir Sie per E-Mail.

Zusätzliche Bedingungen zur Anmeldung von Opt-Out-Listen:

• Antragsteller und verantwortlicher Betreuer müssen im Personalstand der Universität Wien aufscheinen.
• Es muss eine dienstliche Begründung vorliegen.
• Die/Der Vorgesetzte muss der Einrichtung zustimmen.
• Der Empfängerkreis muss genehmigt werden: institutsweite Listen vom Institutsvorstand, fakultätsweite Listen vom Dekan, universitätsweite Listen vom Rektorat.

Hintergrund zum Empfängerkreis:
Die Massenmailverteilung beruht auf Attributen, die in der Personaldatenbank der Universität Wien gespeichert sind. Daraus lassen sich zwar viele Empfängerkreise ableiten, allerdings ist nicht jede erdenkliche Kombination möglich. Der Vorteil dabei ist, dass Empfänger, die nicht mehr zum ursprünglichen Empfängerkreis gehören (nicht mehr an der Universität beschäftigt), automatisch die Nachrichten nicht mehr erhalten.

Hinweis zur Form:
Wir erhielten Beschwerden, dass dieses Service missbraucht wurde, um Spam-Nachrichten (Werbung, 'dubiose' Angebote) zu verschicken. Diese Beschwerden sind unbegründet, da es nur nach Authentifizierung mittels Mailbox-Passwort möglich ist, das Massenmail-System zu benutzen. Zusätzlich wird jede verschickte Nachricht in einem Archiv vermerkt und die Systemadministration erhält eine Bestätigung, sodass kein Spam unbemerkt versendet werden kann. EmpfängerInnen solcher Sendungen können einfach feststellen, ob die Nachricht von der Uni Wien stammt: Am Ende jeder Nachricht, die über das Massenmail-System verschickt wird, befindet sich ein 'Footer' der Form:

Alternativen

Wenn Sie immer die selben oder nur wenige EmpfängerInnen anschreiben wollen, haben Sie neben den Massenmails folgende Möglichkeiten: eine selbst verwaltete lokale Adressliste, eine Mailingliste auf lists.univie.ac.at oder eine Service-Mailadresse mit mehreren Weiterleitungen.