Vorbereitung des Archivbesuchs
Hat man nun ein Archiv als Verwahrungsort von Archivalien ausfindig gemacht, die für das Forschungsthema relevant sind, und die verfügbaren Informationen zu den Beständen gesichtet, kann man sich an die Planung des Archivbesuchs machen. Dieser wird am besten durch eine schriftliche Anfrage – per E-Mail oder postalisch – an das Archiv eingeleitet. Dort beschreibt man in kurzen Worten das Forschungsinteresse und konkret für welche Bestände man sich interessiert. Dem Archivar bereiten vage Anfragen wie: „Ich interessiere mich für die Geschichte der Spitäler. Haben Sie dazu irgendwas“ erfahrungsgemäß nur wenig Freude. Zielführender ist dagegen etwa eine Anfrage wie etwa: "Ich arbeite an einer Diplomarbeit zu mittelalterlichen Bürgerspitälern in oberösterreichischen Städten und Märkten. Gibt es über die bereits im Druck erschienen Urkunden hinaus noch weitere Bestände in Ihrem Archiv?" Darauf kann ein Archivar gezielt antworten und muss nicht ausführliche Antworten schreiben, die vielleicht gar nicht gewünscht waren.

In der Regel sind die Öffnungszeiten der Archive über das Internet recherchierbar, doch empfiehlt sich eine Kontaktaufnahme mindestens zwei Wochen vor dem geplanten Besuch. Diese Art der Kontaktaufnahme bietet dem Archivar noch die Möglichkeit eventuelle Unklarheiten zu bereinigen, über Sperren bestimmter Bestände zu informieren (etwa aus rechtlichen oder konservatorischen Gründen) bzw. die im Archiv vorhandenen Findmittel zu durchsuchen und dem Benutzer schon vorab erste Informationen zu vorhanden Archivalien zu geben. Eine ausreichende Frist zwischen Anfrage und Besuch bietet dem Archivar auch in der Regel genug Zeit, die angefragten Archivalien aus dem Depot zu holen und vor der Benutzung auf ihre Unversehrtheit und Benutzbarkeit hin zu untersuchen. Schadhafte Dokumente dürfen nämlich nicht an Benutzer weitergegeben werden. Für die schriftliche Anfrage empfiehlt es sich weiters, die durchgesehene Literatur kurz zu nennen, da die Archivare als ausgewiesene Kenner der Bestände oft noch ergänzende Hinweise geben können.
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