Viele Datenbanken, die von öffentlichen Institutionen erhoben werden, dienen nur dem internen Gebrauch und sind in der Folge meist nicht öffentlich bekannt oder nutzbar. Ähnlich verhält es sich mit vielen Datenbanken, die im Rahmen von Forschungsprojekten erhoben werden. Oft findet sich nach Abschluss einer Forschungsarbeit keine Institution die die Datenbank betreuen und anbieten könnte. Nicht selten müssen Datenbanken aber auch aus Datenschutzgründen (für bestimmte Zeit) gesperrt werden.
Viele Datenbanken werden aber von vornherein mit der Absicht erhoben, veröffentlicht oder zumindest nach Abschluss der Forschungsarbeit öffentlich angeboten zu werden.