Erwerbungsverträge

Leitfaden zur Abfassung eines schriftlichen Vertrages über den Erwerb (Ankauf und Schenkung) von Nachlassmaterialien in österreichischen Literaturarchiven

Empfehlung der VÖB-Kommission für Nachlassbearbeitung
(unter Mithilfe von MinR Dr. Waltraud Balkanyi / Bundesministerium für Finanzen, Wien und Dr. Isolde Müller / Universitätsbibliothek Graz)

Allgemeines

Beim Ankauf von aus Privatbesitz stammenden Nachlassmaterialien, die gerichtlich ›eingeantwortet‹ wurden, empfiehlt es sich unabhängig von diesbezüglichen Vertragsklauseln (Eigentumserklärung, s. u. Punkt 4), die »Einantwortungsurkunde« in Kopie zu den Akten zu legen. Wird kein formeller schriftlicher Vertrag abgeschlossen, so sollte die Rechnung eine Formel wie »Mit seiner Unterschrift erklärt N. N., Eigentümer (des) der zu überlassenen Objekte(s) zu sein und das freie Verfügungsrecht darüber zu haben« enthalten.
Juristische Standardfestlegungen (s. u. Punkt 11) sollten mit den Juristen der jeweiligen Rechtsträger (Bund, Land, Gemeinde, Vereinsvorstand) abgesprochen werden, wie es sich generell empfiehlt (und teilweise Pflicht ist), einen Standardvertrag (»Schimmelvertrag«) vom Rechtsträger prüfen und genehmigen zu lassen.
Antiquariate unterliegen dem Handelsrecht und sind für ungesetzliche Verkäufe haftbar. Dennoch ist eine Nachfrage über die Provenienz (insbesondere beim Erwerb im Ausland) anzuraten. Beim Kauf von Privatbesitz im Ausland ist darüber hinaus die Vorlage einer offiziellen Ausfuhrgenehmigung (auf Ansuchen des »Verkäufers«) zu empfehlen.

Standards

Ein Standardvertrag sollte mindestens enthalten:
 
1. Name und Anschrift des »Verkäufers« (günstig ist auch die Angabe des Erblassers mit der Angabe der Geschäftszahl des Verlassenschaftsverfahrens; bei einer Erbengemeinschaft ist diese genau zu definieren und festzulegen, wer sie vertritt)
2. Name und Anschrift des »Käufers«
3. Genaue Definition des Kaufgegenstandes (ggf. Verzeichnung auf eigener Liste, die als Bestandteil des Vertrages anzuführen ist), dazu eventuell auch der Hinweis auf (terminlich festgelegte) Nachlieferungen sowie eine Klausel zu Materialien, die de facto zum Kaufgegenstand gehören, aber erst später aufgefunden werden. Beim Erwerb eines (Teil-)Vorlasses sollte sich der Käufer absichern, dass der Kaufgegenstand vollständig ist (Vermeidung unkontrollierbarer Zersplitterung);vgl. auch die Ausführungen zum Vorkaufsrecht wieterer Vor- oder Nachlassteile (Nachtrag zu Punkt 3 s. u.)
4. Eigentumsbestätigung des »Verkäufers«
5. Kaufpreis
6. Zahlungsabwicklung (Raten und Fristen)
7. Übergabemodalitäten
8. Verweis auf geltendes Urheberrecht
9. Nutzungsrechte des »Käufers« (wissenschaftliche Auswertung, Schutzkopien usw.)
10. Sonderabmachungen, etwa über zeitlich zu definierende (!) Sperr-Wünsche des »Verkäufers«
11. Juristische Standardfestlegungen (z. B. zu Gerichtsstand, Rechtsnachfolge, Anzahl der Original-Ausfertigungen des Vertrages)
 
Bei den juristischen Standardfestlegungen sollten auf jeden Fall folgende Klauseln aufgenommen werden: »Es gilt österreichisches Recht«. »Verbindlich für beide Vertragspartner ist nur, was schriftlich vereinbart ist. Auch Änderungen und Ergänzungen des Vertrages bedürfen zu ihrer Gültigkeit der schriftlichen Vereinbarung«. Bei Verträgern, die für den Bund abgeschlossen werden (nach einer EU-Verordnung): »Die Verpfändung, Anweisung und Zession von Rechten aus dem Vertrag ist unzulässig und dem Bund gegenüber unwirksam. Unmittelbare Überweisungen an Gläubiger des Verkäufers erfolgen daher nicht«.

12. Unterschrift (mit Angabe von Ort und Datum) des »Verkäufers« und des »Käufers«
Sollte der »Verkäufer« Urheberrechte besitzen und diese (was selten der Fall ist) dem »Käufer« überlassen, ist dies ebenfalls festzuhalten.
 
Nachtrag zu Punkt 3:
Werden nur Teile eines Vor- oder Nachlasses erworben, so kann der Käufer in Eigeninteresse artikulieren, dass er bei späterer Veräußerung weiterer Teile ein Vorkaufsrecht genießen möchte. Eine Vertragsformulierung könnte lauten: »Der Verkäufer verpflichtet sich, weitere Teile des Nachlasses (bzw. Vorlasses) dem Käufer mit Vorkaufsrecht zu einem bestimmbaren Preis anzubieten«. Die Formel »bestimmbarer Preis« bezieht sich auf die Angemessenheit eines objektiv nachvollziehbaren Kaufpreises (will also überzogene Forderungen ausschließen). Der ganze Passus dient mehr oder weniger einer ›moralischen‹ Verpflichtung des Verkäufers, denn diesem bleibt durchaus das Recht, den Bestand einem höherbietenden Käufer zu veräußern.

Schenkungen / Vermächtnis

Für Schenkungen gelten die oben genannten Punkte 1 - 7, (7 - 8), 9 - 10, (11) und 12, wobei der »Verkäufer« als »Schenker«, der »Käufer« als »Beschenkter« und der »Kaufgegenstand« als »Schenkungsgegenstand« zu verstehen ist. Der Schenkungsvertrag sollte eindeutig die Schenkungserklärung des »Schenkers« beinhalten und darüber hinaus eigens festlegen, dass der »Schenkungsgegenstand« mit der Unterzeichnung des Vertrages in das Eigentum der beschenkten Institution übergeht. Der Schenkungsvertrag greift nur, wenn der Schenkungsgegenstand sofort übergeben wird; wenn nicht, ist ein Notariatsakt erforderlich. Bitte beachten: Bei Schenkungen ist ein Widerruf des »Schenkers« möglich, z. B. bei ›Bedürftigkeit‹ oder bei ›grobem Undank‹ (z. B. bei Nichterfüllung der Vereinbarungen oder bei Beleidigung des Schenkers).
Bei einer ›Schenkung auf den Todesfall‹ ist eine notarielle Beglaubigung auf jeden Fall nötig, denn dabei handelt es sich um einen Vertrag, bei dem der Schenkende ausdrücklich auf sein Widerrufsrecht verzichtet, d. h. seine ursprüngliche Schenkungsabsicht später nicht rückgängig machen kann. Das sollte auch in der schriftlichen Abmachung so festgeschrieben sein.
Bei einem Vermächtnis ist eine notarielle Beglaubigung nicht notwendig, aber für einen reibungslosen Ablauf sehr zu empfehlen. Prinzipiell gilt: Wenn das Vermächtnis handschriftlich eigenhändig ausgeführt wurde und von der Person selbst unterschrieben ist, sind nicht einmal Zeugen für die Gültigkeit notwendig. Allerdings ist zu beachten, dass es bei einem Vermächtnis möglich ist, dass die ›vermachende‹ Person das Vermächtnis jederzeit zugunsten anderer ändern kann.

Depositum / Leihgaben

Begrifflichkeit und Abwicklung sollten mit den jeweiligen Rechtsträgern geklärt werden. Der Begriff der »Dauerleihgabe« ist problematisch und vom Gesetzgeber eigentlich nicht mehr vorgesehen. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Leihgaben, die als »Dauerleihgaben« gemeint sind, im Regelfall befristet sein sollten (z. B. auf 99 Jahre, wobei anschließend eine vertragliche Verlängerung möglich ist). Abmachungen auf unbestimmte Zeit müssen eine Kündigungsfrist (z. B. ein halbes Jahr) vorsehen. Ein Leihvertrag kommt erst durch die Übergabe des Leihgegenstandes zustande (eine bloßes Versprechen begründet noch keinen Leihvertrag).
Abmachungen über »Deposita« und »Leihgaben« sollten zumindest folgende Aspekte abklären:
- Eigentumsfeststellung
- Zweck (z. B. Festlegung der Nutzungsrechte und Bearbeitungsvorgänge)
- Fristen (Festlegung der Dauer, Kündigungsfristen)
- Wer hat für die Erhaltung aufzukommen?
- Wer haftet bei Beschädigung oder Verlust?
In der Regel kann ein »Eigentümer« vertraglich geregelte Leihgaben nicht ohne weiteres vor Ablauf der vereinbarten Fristen zurückfordern, sondern nur in begründeten Ausnahmefällen, so bei »Gefahr im Verzuge« (z. B. Feststellung unsachgemäßer Behandlung und Lagerung); ansonsten muss zumindest die vereinbarte Kündigungsfrist (s. o.) eingehalten werden.